En los últimos años, la digitalización ha transformado la forma en que las empresas gestionan su documentación, y la facturación no ha sido la excepción. La factura electrónica es ya una realidad para muchas empresas. Con la nueva Ley Crea y Crece, se convertirá en un requisito obligatorio para todas las relaciones comerciales entre profesionales y empresas en España.
Pero, ¿qué es exactamente, cómo funciona y qué implica su adopción para los negocios? En este artículo, CONNEXA analiza su definición, sus ventajas y los pasos necesarios para adaptarse a esta nueva normativa.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que cumple con los mismos requisitos legales que una factura en papel. Su emisión, envío y recepción se realizan a través de sistemas informáticos, lo que agiliza el proceso de facturación y reduce la necesidad de documentos físicos.
Su regulación en España está basada en el Real Decreto 1619/2012, donde se establecen las obligaciones en materia de facturación. Hasta ahora, su uso era obligatorio solo en transacciones con Administraciones Públicas. Con la Ley Crea y Crece, también será obligatorio para todas las operaciones comerciales entre empresas y autónomos.
Diferencias entre una factura en PDF y una factura electrónica
Es importante no confundir la factura electrónica con el simple envío de una factura en PDF por correo electrónico. Aunque el PDF es un formato digital, no cumple con los requisitos de una factura electrónica real, ya que no está en un formato estructurado que permita su procesamiento automático por parte de los sistemas contables.
Para que una factura se considere electrónica, debe generarse en un formato compatible con los sistemas informáticos de los emisores y receptores, como XML, UBL o Facturae.
Tipos de factura electrónica
Existen dos tipos según su formato:
- Factura electrónica en formato no estructurado: son aquellas facturas generadas en PDF o imagen y enviadas por correo electrónico. No permiten su procesamiento automático y requieren intervención manual para su gestión.
- Factura electrónica en formato estructurado: se generan en formatos como XML o Facturae, lo que permite su integración automática en los sistemas de gestión y contabilidad de las empresas, reduciendo errores y agilizando el proceso de facturación.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España?
La Ley Crea y Crece ha establecido que la facturación electrónica será obligatoria en todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales.
La implantación se realizará en dos fases:
- Empresas con una facturación superior a 8 millones de euros: deberán adaptarse un año después de la publicación del reglamento. Se espera que esto ocurra en 2026.
- Resto de empresas y autónomos: tendrán dos años adicionales para su implementación, por lo que su entrada en vigor se estima para 2027.
Las empresas deben prepararse con antelación para garantizar que sus sistemas de facturación cumplen con la normativa cuando entre en vigor.
Ventajas de la factura electrónica para las empresas
Adoptar la factura electrónica no solo es un requisito legal, sino que también ofrece múltiples beneficios para las empresas:
- Ahorro de tiempo y reducción de errores: al automatizar el proceso de emisión y recepción de facturas, se eliminan errores humanos y se reduce el tiempo dedicado a la gestión documental.
- Mayor control financiero: permite un seguimiento más preciso de los pagos y cobros, mejorando la planificación financiera y la toma de decisiones estratégicas.
- Reducción de costes operativos: elimina la necesidad de papel, impresión y almacenamiento físico, lo que supone un ahorro significativo en gastos administrativos.
- Cumplimiento de los plazos de pago: con la obligación de registrar las facturas electrónicas, se mejora la transparencia y se lucha contra la morosidad en las transacciones comerciales.
- Mayor seguridad y trazabilidad: las facturas electrónicas cuentan con identificadores únicos y mecanismos de autenticación que garantizan su validez y reducen el riesgo de fraude.
- Impacto ecológico positivo: la eliminación del papel y la reducción del transporte físico de documentos contribuyen a la sostenibilidad y a la reducción de la huella de carbono de las empresas.
Cómo adaptarse a la factura electrónica
Para cumplir con la nueva normativa, las empresas y autónomos deberán actualizar sus sistemas de facturación y asegurarse de que cumplen con los requisitos técnicos exigidos.
Pasos para la adaptación:- Elegir un software de facturación compatible: es fundamental contar con un programa que permita generar facturas en formatos estructurados (XML, Facturae) y garantice la interoperabilidad con otros sistemas.
- Garantizar la conexión con plataformas públicas y privadas: las facturas electrónicas deberán ser enviadas a una plataforma, pública o privada, que registre su recepción y verifique su validez.
- Capacitar al equipo en el uso de la factura electrónica: es recomendable formar a los empleados en el uso de las nuevas herramientas y procesos de facturación digital.
- Adaptar los procesos internos: la gestión contable y administrativa debe ajustarse al nuevo modelo de facturación para garantizar un funcionamiento fluido y sin interrupciones.
La factura electrónica es un paso más en la transformación digital de las empresas y pronto será un requisito obligatorio para todas las transacciones comerciales en España. Aunque su implantación supone un reto para muchas empresas, los beneficios que aporta en términos de eficiencia, seguridad y reducción de costes hacen que la transición sea una inversión rentable.
Adelantarse a la normativa y adoptar la factura electrónica cuanto antes permitirá a las empresas adaptarse sin contratiempos y optimizar su gestión financiera. La digitalización no solo es el futuro, sino el presente, y la factura electrónica es una pieza clave en este proceso.
